Behoud controle over geüploade bestanden met de goedkeurmodule

In Cocoon is het mogelijk om bestanden eerst goed te (laten) keuren, voordat ze in de cloud omgeving beschikbaar zijn voor gebruik. Dit helpt je om het overzicht binnen Cocoon te bewaren. In dit blog leggen wij je uit hoe de goedkeurmodule werkt.

De goedkeurmodule zorgt ervoor dat de administrator een bestand eerst goed kan keuren voordat het zichtbaar wordt binnen Cocoon. De goedkeurmodule kan per gebruiker apart worden ingesteld doormiddel van een rechtenstructuur. Dit heeft meerdere voordelen ten opzichte van het direct laten uploaden van bestanden door gebruikers:

• Bewaar het overzicht in Cocoon;
• Zonder zorgen het uploaden van bestanden uit handen geven;
• Voorkom dubbele bestanden;
• De reden van afkeuring aangeven, zodat gebruikers weten aan welke eisen een bestand in de Online Beeldbank moest voldoen;
• Bekijk per gebruiker de bestanden in de goedkeurmodule.

Voorbeeld: Een van de gebruikers heeft afbeeldingen gemaakt voor social media, maar deze zijn niet in de juiste verhouding opgemaakt. De administrator keurt het bestand af een geeft in het opmerking veld aan aan welke eisen de afbeeldingen moeten voldoen.

Hoe gebruik je de goedkeurmodule?

Het instellen van de goedkeurmodule kan zeer snel en eenvoudig. Volg de volgende stappen om binnen enkele seconden de goedkeurmodule in te stellen voor een gebruiker:

1. 1. Ga naar Gebruikersbeheer in het menu;
      

 

1. 1. Ga naar het Managers overzicht;
      

 

1. 1. Selecteer de juiste gebruiker;
      

 

1. 1. Selecteer ‘Eerst Goedkeuren’ bij het onderdeel Uploaden.
      

 

Nu heb je voor de gebruiker ingesteld dat zijn/ haar bestanden na het uploaden eerst goedgekeurd moeten worden voordat ze in Cocoon verschijnen. Uiteraard kun je dit proces voor alle gebruikers herhalen, of al bij het aanmaken van een gebruiker account de optie ‘Eerst Goedkeuren’ selecteren.

Goedgekeurd

De gebruikers kunnen nu aan de slag met het uploaden van bestanden naar Cocoon. De gebruikers ontvangen na het uploaden van de bestanden een melding dat ze eerst goedgekeurd moeten worden. De bestanden verschijnen dan automatisch bij de administrator in de goedkeurmodule. Hier kun je als administrator alle bestanden goedkeuren of afkeuren. Dit kan per bestand of voor alle bestanden tegelijk. Ook is er een optie om de bestanden in de goedkeurmodule per gebruiker te bekijken. Geef daarnaast een reden van afkeuring aan, zodat de gebruikers leren welke bestanden in Cocoon geüpload mogen worden.

Alles onder controle

Met de goedkeurmodule van Cocoon bespaar je een hoop tijd in het managen van al jouw digitale marketing materialen en behoud je altijd het overzicht.

Kies voor de media management software van Cocoon. Bespaar tijd en behoud de regie en controle over je marketing materiaal. Cocoon zelf uitproberen? Vraag een demo aan! Of neem contact op met een van onze consultants via 023 5546755.