Content Marketing succesvol in vier stappen

Door Cocoon webmaster, geplaatst op 10/01/2019 in Articles, Business, media management, Update

Digital Asset Management software voor effectieve content marketing

Elk kanaal vraagt om passende content waardoor bedrijven vaak over meer beeldmateriaal en content beschikken dan zij effectief kunnen managen. Veel tijd gaat verloren aan de operationele kant van content management en vraagt om een duidelijk content management beleid. Met Digital Asset Management software van Cocoon manage je alle mediabestanden op één centrale locatie in de cloud en krijg je weer grip op alle content en mediabestanden. Ontdek hoe je in 4 stappen verschillende aspecten van content management kan optimaliseren met gebruik van een media management platform. De vier stappen zijn:

Definieer helder je doelen
Kies de juiste software
Privacy by design
Stimuleer adoptie binnen de organisatie

Voordat we beginnen: Wat is DAM ook alweer?

Digital Asset Management (DAM) is het opslaan, beheren en delen van mediabestanden in een mediabibliotheek vanuit de cloud. Er bestaan voor media management software verschillende benamingen als DAM en MAM, maar ook PIM en ECM. Omdat de benaming verder geen invloed heeft op de functies van een media management software, maken we in dit document gebruik van ‘DAM’.

1. Definieer helder je doelen

Wanneer je start met het optimaliseren van content management is het belangrijk om vooraf doelstellingen te bepalen. Onderzoek welke aspecten geoptimaliseerd kunnen worden met het gebruik van DAM software. Vraag je af hoe DAM software faciliteert in het behalen van deze doelen. Een effectief werkproces bij het beheren van content begint bij het in kaart brengen van werkprocessen en het maken van afspraken. Binnen een DAM kun je instellen wie bestanden mag uploaden en welke bestanden extern gedeeld mogen worden. Cocoon beschikt over een goedkeuringsmodule waarmee de beheerder controle behoudt over nieuw aangeleverde mediabestanden. Hierdoor ontstaat er een efficiënt werkproces voor het beheren en managen van deze bestanden.

Grip op gebruik is te realiseren door gebruikersrechten. Bepaal welke collega’s, regioteams of externe partners toegang krijgen tot specifieke bestanden binnen de DAM. Dit kan door middel van een uitgebreid rechten en rollen systeem.

Grip op merkidentiteit krijg je door logo’s en style guides te managen vanuit een DAM-platform. Collega’s hebben altijd toegang tot deze bestanden en zijn gemakkelijk te vinden en te gebruiken. Waar nodig ook te delen met externen. Binnen de software kun je via statistieken terug zien wie welke bestanden download en gebruikt. Zo behoudt je grip. Waar eerst de marketeer regelmatig moest controleren of de richtlijnen van de huisstijl goed werden uitgevoerd, is dit met een DAM een gedeelde verantwoordelijkheid. Brandmanagement wordt daarmee een stuk eenvoudiger.

Werknemers zijn vaak veel tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste mediabestanden. Toegankelijkheid is daarom belangrijk. Door Tags met eigenschappen te koppelen aan je logo’s, stockfoto’s, presentaties en bedrijfsvideo’s vindt de gebruiker snel wat hij nodig heeft. Daarnaast zijn alle mediabestanden 24/7/365 vanaf elke locatie beschikbaar zijn. Hierdoor werk je efficiënter, wat helpt als je Agile Marketing wil toepassen.

2. Kies de juiste software

Als duidelijk is wat je doelen zijn, kies je de juiste DAM software die je helpt om deze doelen te bereiken. De software biedt één centrale locatie in de cloud waar mediabestanden eenvoudig vindbaar zijn en controleerbaar is wie welke bestanden gebruikt. Vanuit deze omgeving bepaal je welke gebruikers toegang krijgen tot bepaalde mediabestanden en welke rechten zij krijgen ten opzichte van deze bestanden. Hierdoor beheer je effectief al je mediabestanden, een belangrijk onderdeel in het optimaliseren van content management.

Als je eenmaal hebt besloten om een DAM-systeem te gebruiken, is natuurlijk de vraag welke je moet kiezen. Er bestaan verschillende review-websites waar je het een en ander aan informatie kunt inwinnen. De eerste vraag die je jezelf moet stellen, is wat je met dit systeem wilt doen. Een aantal vragen die hierbij een rol spelen:

Wat voor bestanden wil je opslaan? Zijn dit alleen media- of marketingbestanden of ook andersoortige digitale bestanden?
Wat is mijn budget?
Wil ik het systeem zelf ook hosten en onderhouden of ligt deze taak bij de leverancier.

3. Privacy by design

Betrouwbare beveiliging van bestanden in de cloud is de laatste jaren enorm belangrijk geworden. Door de toename van het opslaan en delen van gevoelige bedrijfsdata in de cloud groeit de online criminaliteit. Een goed beveiligde DAM met aandacht voor data privacy, veilige dataopslag en gebruikersbescherming is daarom een cruciale randvoorwaarde.

Gevoelige bedrijfsdata en waardevolle media bestanden moeten goed beveiligd worden. Afhankelijk van het type data die je wilt archiveren is het van belang uit te zoeken welke data privacy hierbij past. Als de dataprivacy goed geregeld is, voldoe je aan het privacy by design principe. Goed om te weten dat het Cocoon platform AVG-proof is. Ook de inloggegevens van gebruikers zijn goed geborgd. Discreet omgaan met wie toegang krijgt tot de data en de applicatie is belangrijk.

Voordelen van DAM ten opzichte van openbare cloud oplossingen.
Openbare cloud oplossingen als Dropbox of WeTransfer zijn lastig te controleren. Het is vaak niet duidelijk waar de bestanden staan opgeslagen en wie hier toegang tot heeft. Bestanden die gedeeld worden vanuit de DAM, verlaten de cloud niet maar worden gedeeld via beveiligde share links met een verloopdatum.

4. Stimuleer adoptie binnen de organisatie

De mogelijkheden die DAM software biedt gaan verder dan mediabestanden uploaden, beheren en delen vanuit één centrale locatie. Met de Applicatie Interface (API) is het mogelijk om externe systemen en locaties (automatisch) te voeden met gelijke content. Het is de vervolgstap in het verder optimaliseren van de werkprocessen. Slimme koppelingen kunnen worden worden gelegd tussen de DAM software en andere (interne) systemen en applicaties.

Voorbeelden van koppelingen met andere systemen:

Koppeling met website of webshop: koppel de slider-module van je homepagina aan een specifieke Set (map) uit de DAM tool. De slider laat dan alleen de media zien die in deze Set staan. Zo weet je zeker dat de nieuwe afbeelding overal juist wordt gebruikt.
Koppeling met intranet: het intranet heeft voornamelijk een intern communicatiedoel. Een koppeling naar de DAM software kan werknemers snel leiden naar alle mediabestanden.
Koppeling met (e-mail) marketing automation software: door te koppelen met de (e-mail) marketing automation software, kies je bij het opmaken van e-mails uit mediabestanden die in de DAM software beschikbaar zijn. Zo weet je zeker dat collega’s niet zelf op zoek gaan naar stockfoto’s die niet passen binnen de huisstijl. Wanneer er vanuit de software ook dynamische content kan worden ingeladen in e-mails, is het mogelijk om deze content in te laden vanuit de DAM software.
Koppeling voor gebruikers synchronisatie: Ook wel Single Sign On (SSO). Wanneer een nieuwe medewerker start bij de organisatie, krijgt deze een e-mailadres en inloggegevens. Een koppeling waar deze gebruikersinformatie is opgeslagen, zorgt ervoor dat deze nieuwe collega direct toegang krijgt tot de DAM software. Zodra een medewerker de organisatie verlaat, is het centraal te regelen dat de gebruiker wordt gedeactiveerd.