in Articles, Business, media management, Update

Met Cocoon Media Management wordt Content Marketing succesvol.

Elk kanaal vraagt om passende content waardoor bedrijven vaak over meer beeldmateriaal en content beschikken dan zij effectief kunnen managen. Veel tijd gaat verloren aan de operationele kant van content management en vraagt om een duidelijk content management beleid. Met Digital Asset Management software van Cocoon manage je alle mediabestanden op één centrale locatie in de cloud en krijg je weer grip op alle content en mediabestanden. Ontdek hoe je in 4 stappen verschillende aspecten van content management kan optimaliseren met gebruik van een media management platform. De vier stappen zijn:

  1. Set heldere targets
  2. Kies de juiste solution software wise
  3. Privacy by design
  4. Stimuleer adoptie in de organisatie

Voordat we beginnen: Wat is DAM ook alweer?

Digital Asset Management (DAM) is het opslaan, beheren en delen van mediabestanden in een mediabibliotheek vanuit de cloud. Er bestaan voor media management software verschillende benamingen als DAM en MAM, maar ook PIM en ECM. Omdat de benaming verder geen invloed heeft op de functies van een media management software, maken we in dit document gebruik van ‘DAM’.

1. Set heldere Targets

Wanneer je start met het optimaliseren van content management is het belangrijk om vooraf doelstellingen te bepalen. Onderzoek ten eerste welke aspecten geoptimaliseerd kunnen worden met het gebruik van DAM software. Vraag je af hoe een DAM faciliteert in het behalen van deze doelen. Een effectief werkproces bij het beheren van content begint bij het in kaart brengen van werkprocessen en het maken van afspraken. Binnen een DAM kun je instellen wie bestanden mag uploaden en welke bestanden extern gedeeld mogen worden. Cocoon beschikt over een goedkeuringsmodule waarmee de beheerder controle behoudt over beschikbare mediabestanden. Hierdoor ontstaat er een efficiënt werkproces voor het beheren van content.

Grip op verspreiding van mediabestanden is te realiseren door gebruikersrechten in te stellen in het DAM. Bepaal zelf welke collega’s, regioteams of pers (tijdelijk) toegang krijgen tot specifieke mappen met bijvoorbeeld enkel download-rechten. Binnen de tool kun je direct zien en bijhouden wie welke bestanden download en gebruikt. Zo krijg je grip op de mediabestanden die worden gedeeld binnen en buiten de organisatie.

Grip op merkidentiteit krijg je door logo’s en styleguide assets te managen vanuit een DAM-platform. Marketing en communicatie collega’s hebben altijd toegang tot deze bestanden en ze zijn gemakkelijk te delen met externen. Waar eerst de marketeer moest controleren of de richtlijnen van de huisstijl goed werden uitgevoerd, is dit met een DAM een gedeelde verantwoordelijkheid. Brandmanagement wordt zo een stuk eenvoudiger.

Mediabestanden toegankelijker maken doe je door middel van een logische mappenstructuur in de DAM. Werknemers zijn veel tijd kwijt aan het zoeken naar mediabestanden. Toegankelijkheid van mediabestanden is daarom belangrijk. Door Tags met eigenschappen te koppelen aan je logo’s, stockfoto’s, presentaties en bedrijfsvideo’s vindt de gebruiker snel zelf wat hij nodig heeft. Makkelijk toch! Daarnaast zijn mediabestanden beter toegankelijk omdat een DAM 24/7 vanaf elk device beschikbaar is via een browser. Je kunt bestanden eenvoudig en veilig delen en je collega’s kunnen altijd en overal de bestanden downloaden. Hierdoor werk je eenvoudig samen vanaf verschillende locaties, met alle partijen. Dit helpt als je Agile Marketing wil toepassen.

2. Kies de juiste solution software wise

Als duidelijk is wat je doelen zijn, kies je de juiste DAM software die je helpt om deze doelen te bereiken. De software biedt één centrale locatie in de cloud waar mediabestanden eenvoudig vindbaar zijn en controleerbaar is wie welke bestanden gebruikt. Vanuit deze omgeving bepaal je welke gebruikers toegang krijgen tot bepaalde mediabestanden en welke rechten zij krijgen ten opzichte van deze bestanden. Hierdoor beheer je effectief al je mediabestanden, een belangrijk onderdeel in het optimaliseren van content management.

Als je eenmaal hebt besloten om een DAM-systeem te gebruiken, is natuurlijk de vraag welke je moet kiezen. Er bestaan verschillende review-websites waar je het een en ander aan informatie kunt inwinnen. De eerste vraag die je jezelf moet stellen, is wat je met dit systeem wilt doen. Een aantal vragen die hierbij een rol spelen:

  • Wat voor bestanden wil je opslaan? Zijn dit alleen media- of marketingbestanden of ook andersoortige digitale bestanden?
  • Wat is mijn budget?
  • Wil ik het systeem zelf hosten of wil ik het laten hosten door de leverancier?

3. Privacy by design

Betrouwbare beveiliging van bestanden in de cloud is de laatste jaren enorm belangrijk geworden. Door de toename van het opslaan en delen van gevoelige bedrijfsdata in de cloud groeit de online criminaliteit. Een goed beveiligde DAM met aandacht voor data privacy, veilige dataopslag en gebruikersbescherming is daarom een cruciale randvoorwaarde bij het gebruik van een DAM.

Gevoelige bedrijfsdata en waardevolle media bestanden moeten goed beveiligd worden. Afhankelijk van het type data die je wilt archiveren is het van belang uit te zoeken welke data privacy hierbij past.  Als de dataprivacy goed geregeld is, voldoe je aan het privacy by design principe. Goed om te weten dat het Cocoon platform geheel AVG-proof is. Ook de inloggegevens van de gebruikers van de cloud oplossing moeten beschermd worden. Discreet omgaan met wie toegang heeft tot de data en de applicatie is een belangrijk aspect om mee te nemen in de keuze. Daar is een heldere governance structuur voor nodig.

Voordelen DAM ten opzichte van openbare cloud oplossingen. Openbare cloud oplossingen als Dropbox of WeTransfer zijn lastig te controleren en het is vaak niet duidelijk waar de bestanden staan opgeslagen en wie hier toegang tot heeft. Bestanden die gedeeld worden vanuit de DAM oplossing, verlaten de cloud niet maar worden gedeeld via links naar de juist plek in de cloud waar ze gedownload kunnen worden.

4. Stimuleer adoptie in de organisatie

De mogelijkheden die de DAM software van Cocoon biedt gaan verder dan mediabestanden uploaden, beheren en delen vanuit één centrale locatie. Met de Applicatie Interface (API) is het mogelijk om andere systemen (automatisch) te voeden met relevante content. Daarom is het verder optimaliseren van de werkprocessen die te maken hebben met het archiveren en delen van mediabestanden in de cloud belangrijk. Zorg bijvoorbeeld dat er slimme koppelingen worden gelegd tussen de DAM software en andere (interne) systemen en applicaties. Voorbeelden van koppelingen met andere systemen:

  • Koppeling met website of webshop: koppel de slider-module van je homepagina aan een specifieke Set (map) uit de DAM tool. De slider laat dan alleen de media zien die in deze Set staan. Zo weet je zeker dat de nieuwe afbeelding overal juist wordt gebruikt.
  • Koppeling met intranet:  het intranet heeft voornamelijk een intern communicatiedoel. Een koppeling tussen een DAM tool en het intranet kan werknemers snel leiden naar de juiste mediabestanden in de cloud. Medewerkers hebben nauwelijks in de gaten dat ze het intranet verlaten en in de DAM tool terecht komen. De gedeelde media binnen het intranet wordt dan vanuit de DAM tool gemanaged.
  • Koppeling met (e-mail) marketing automation software: door te koppelen met de (e-mail) marketing automation software, kies je bij het opmaken van e-mails uit mediabestanden die in de DAM software beschikbaar zijn. Zo weet je zeker dat collega’s niet zelf op zoek gaan naar stockfoto’s die niet passen binnen de huisstijl. Wanneer er vanuit de software ook dynamische content kan worden ingeladen in e-mails, is het mogelijk om deze content in te laden vanuit de DAM software.
  • Koppeling voor gebruikers synchronisatie: wanneer er een nieuwe medewerker start bij de organisatie, krijgt deze een e-mailadres en inloggegevens. Een koppeling met de locatie waar deze gebruikersinformatie is opgeslagen, zorgt ervoor dat deze nieuwe gebruiker met dezelfde inloggegevens ook direct toegang krijgt tot de DAM Cocoon. Ook als een medewerker de organisatie verlaat, is het centraal te regelen dat de gebruiker wordt gedeactiveerd.
  • Set synchronisatie: ook is het mogelijk een lokale mappen of mappen op een server te koppelen aan de DAM software van Cocoon. Automatisch komen de mediabestanden van de DAM dan terecht in de betreffende map.

Vraag een gratis demo aan

Ben je geïnteresseerd hoe Cocoon ook jouw organisatie kan helpen, vraag dan een vrijblijvende gratis demo aan.

Niek van Gulik
Niek heeft een passie voor online marketing, strategie en customer experience. Als marketeer voor Cocoon schrijft hij over media management oplossingen en online trends.
Recente berichten