Tips: Efficiënt Digital Asset Management

Tips voor efficiënt Digital Asset Management

Als marketing of communicatie professional word je vanuit de interne organisatie, klanten, leveranciers en de pers doorlopend gevraagd om communicatiemateriaal te delen. Bedrijfspresentaties, productvideo’s, huisstijl documenten en marketingmateriaal staan veelal vaak op verschillende locaties opgeslagen. En daarmee slechts toegankelijk voor een selecte groep. Deze bestanden kun je veel efficiënter beheren, managen & delen door DAM software (Media Management software) te gebruiken.

Met de media management software van Cocoon zorg je ervoor dat alle collega’s en externen altijd en overal toegang hebben tot de meest recente  en actuele mediabestanden. Dit bespaart jezelf en je collega’s veel tijd. Daarnaast wordt de time to market (T2M) verkort. Bestanden zijn veel sneller daar, waar ze nodig zijn. Wist je dat 93% van de bedrijven nog gebruik maakt van public cloud diensten die onveilig zijn? Voorkom dat mediabestanden zoek raken op lokale pc’s, interne servers of Dropbox accounts. Of dat bestanden verloren gaan doordat niemand ze meer kan vinden.

Mediabestanden op één centrale locatie

Vaak worden style guides en marketing assets opgeslagen op verschillende onbeveiligde interne servers, in cloud accounts als Dropbox en GoogleDrive en soms zelfs op lokale pc’s. Je bestanden opslaan en delen via één centrale online applicatie zorgt ervoor dat ze 24/7 en 365 dagen per jaar via elke locatie beschikbaar zijn. Je deelt bestanden  eenvoudig met verschillende vestigingen, met thuiswerkers of met klanten & leveranciers.

Bepaal zelf wie toegang heeft tot de marketing en communicatie materialen (assets) 

Denk vooraf goed na over gebruikersrechten die je toekent aan teams en externe gebruikers. Wie krijgt er toegang tot je mediabestanden en rechten om bestanden te uploaden, delen of downloaden? Geef bijvoorbeeld je klanten, leveranciers of de pers (tijdelijk) toegang tot specifieke mappen of bestanden met enkel download rechten. Zo behoud je controle over de toegankelijkheid van alle mediabestanden.

Cocoon zorgt voor overzicht

Om efficiënt te kunnen (samen)werken is het belangrijk om structuur aan te brengen in je media files via een logische structuur. Koppel tags aan je bestanden en maak gebruik van een duidelijke visuele weergave van je mediabestanden zodat je logo’s, stockfoto’s, presentaties en bedrijfsvideo’s snel kunnen worden gevonden.

Zet een heldere structuur op

Zorg dat je afspraken maakt over werkprocessen zodat je efficiënt kunt samenwerken. Welke bestanden worden geüpload? Welke bestanden mogen met externen gedeeld worden? Cocoon geeft je een proces waarmee je als beheerder controle houdt over mediabestanden die via de cloud beschikbaar worden gesteld.

Administrator of beheerder zijn van de software heeft voordelen. Zo heb jij de volledige controle over alle mediabestanden die worden gedeeld binnen en buiten de organisatie. Daarnaast kun je direct zien en bijhouden wie welke bestanden download en gebruikt en bepaal je welke rechten een gebruiker krijgt. Zo behoud je maximale grip op de uitstraling van je merk en bevorder je daarnaast consistent gebruik.

AVG-proof

Hoe veilig is een openbare cloud oplossing zoals Google Drive, Dropbox en WeTransfer? Waar staan je bestanden en wie heeft hier toegang toe? Naast deze openbare cloud oplossingen zijn er diverse aanbieders van media management software. Dit zijn professionele en goed beveiligde applicaties. Cocoon is AVG-proof en heeft zelf speciale features die jouw organisatie ondersteunen deze privacy richtlijnen goed te kunnen handhaven.

Bepaal targets

Door doelstellingen te benoemen is het resultaat van de implementatie van media management software beter meetbaar. Welke voordelen gaat de media management software opleveren voor jouw organisatie? Het gebruik van een dergelijke tool zorgt voor een directe kostenbesparing vanwege het efficiënter werken. Je bespaart tijd met het zoeken naar de juiste mediabestanden en het delen van bestanden via verschillende cloud accounts.

Maak een bewuste keuze

Er zijn veel media management oplossingen op de markt beschikbaar. Wanneer je verschillende Digital Asset Management (DAM) systemen vergelijkt, vind je een grote diversiteit in functionaliteiten van eenvoudig tot zeer gespecialiseerd. Kies voor een media management applicatie die voldoet aan je gestelde requirements en betaal alleen voor dat wat je nodig hebt.

Kijk ook naar de implementatie van de tool. Is er bijvoorbeeld technische kennis vereist? Moeten er gebruikerstrainingen worden ingepland? Bedenk vooraf welke personen binnen de organisatie betrokken zijn bij de selectie en implementatie van de juiste tool, zodat het keuzeproces efficiënt verloopt.

Vrijblijvend zelf uitproberen.

Ben je geïnteresseerd hoe Cocoon ook jouw organisatie kan verder helpen, vraag een vrijblijvende gratis demo omgeving aan.