in Articles, media management, Update

Tips voor efficiënt Digital Asset Management

Als marketing of communicatie professional word je vanuit de interne organisatie, klanten, leveranciers en de pers continu gevraagd om communicatiemateriaal te delen. Bedrijfspresentaties, productvideo’s, huisstijldocumenten en marketingmateriaal staan vaak op verschillende locaties opgeslagen. Deze bestanden kun je opslaan, delen en eenvoudig terugvinden door media management software te gebruiken. Met de media management software van Cocoon zorg jij ervoor dat collega’s en externen altijd en overal toegang hebben tot de meest recente mediabestanden. Bespaar jezelf en je collega’s veel tijd en kosten door efficiënter te werken en word de held van jouw afdeling. Hierdoor wordt de time to market (T2M) korter. Wist je dat 93% van de bedrijven nog gebruik maakt van public cloud diensten die onveilig zijn? Voorkom dat mediabestanden zoek raken op lokale pc’s, interne servers of Dropbox accounts.

Bewaar je mediabestanden op één centrale locatie

Vaak worden styleguides en marketing assets opgeslagen op verschillende onbeveiligde interne servers, in cloud accounts als Dropbox en GoogleDrive en soms zelfs op lokale pc’s. Je bestanden opslaan en delen via één centrale online applicatie zorgt ervoor dat ze op elk device en elke locatie beschikbaar zijn. Ook werk je eenvoudig samen vanaf verschillende vestigingen, vanuit huis of met klanten, leveranciers en de pers.

Bepaal zelf wie toegang heeft tot de assets van jouw bedrijf

Denk vooraf goed na over gebruikersrechten die je toekent aan je team en externe gebruikers. Wie krijgt er toegang tot je mediabestanden en rechten om bestanden te uploaden, delen of downloaden? Geef bijvoorbeeld je klanten, leveranciers of de pers (tijdelijk) toegang tot specifieke mappen of bestanden met enkel download rechten. Zo behoud je controle over de toegankelijkheid van je kostbare mediabestanden.

Cocoon zorgt voor overzicht in je media archief

Om efficiënt te kunnen (samen)werken is het belangrijk om structuur aan te brengen in je media archief via een logische mappenstructuur. Koppel tags aan je bestanden en kies voor een tool met een duidelijke visuele weergave van je mediabestanden zodat je logo’s, stockfoto’s, presentaties en bedrijfsvideo’s snel kunt terugvinden.

Zet een heldere governance structuur op binnen jouw organisatie

Zorg dat je afspraken maakt over werkprocessen zodat je efficiënt kunt samenwerken. Welke bestanden worden geüpload? Welke bestanden mogen met externen gedeeld worden? Sommige tools beschikken over een goedkeuringsproces waarmee je als beheerder controle behoudt over mediabestanden die via de cloud beschikbaar worden gesteld.

Het is belangrijk om iemand binnen de organisatie verantwoordelijk te maken voor het beheer van je mediabestanden, ook wel een administrator genoemd. Dit is vaak onterecht een ongewenste rol. Maar let op, administrator zijn heeft een aantal voordelen. Zo heb jij de volledige controle over alle mediabestanden die worden gedeeld binnen en buiten de organisatie. Daarnaast kun je direct zien en bijhouden wie welke bestanden download en gebruikt en bepaal je welke rechten een gebruiker krijgt. Zo behoud je grip op de brand identity en zorg je voor brand consistency.

Cocoon is AVG-proof

Hoe veilig is een openbare cloud oplossing zoals Google Drive, Dropbox en WeTransfer? Waar staan je bestanden en wie heeft hier toegang toe? Naast deze openbare cloud oplossingen zijn er diverse aanbieders van media management software. Dit zijn professionele en goed beveiligde applicaties. Cocoon is AVG-proof en heeft zelf speciale features die jouw organisatie ondersteunen deze privacy richtlijnen na te kunnen leven. Hierdoor is het mogelijk om bestanden op een veilige manier te delen met externen.

Bepaal targets

Door doelstellingen te benoemen is het resultaat van de implementatie van media management software beter meetbaar. Welke voordelen gaat de media management software opleveren voor jouw organisatie? Het gebruik van een dergelijke tool zorgt voor een directe kostenbesparing vanwege het efficiënter werken. Je bespaart tijd met het zoeken naar de juiste mediabestanden en het delen van bestanden via verschillende cloud accounts.

Maak een bewuste keuze

Er zijn veel media management oplossingen op de markt beschikbaar. Wanneer je verschillende Digital Asset Management (DAM) systemen vergelijkt, vind je een grote diversiteit in functionaliteiten van eenvoudig tot zeer gespecialiseerd. Kies voor een media management applicatie die voldoet aan je requirements en betaal alleen voor dat wat je nodig hebt.

Kijk ook naar de implementatie van de tool. Is er bijvoorbeeld technische kennis vereist? Moeten er gebruikerstrainingen worden ingepland? Bedenk vooraf welke personen binnen de organisatie betrokken zijn bij de selectie en implementatie van de juiste tool, zodat het keuzeproces efficiënt verloopt.

Vraag een gratis demo aan

Ben je geïnteresseerd hoe Cocoon ook jouw organisatie kan helpen, vraag dan een vrijblijvende gratis demo aan.

Niek van Gulik
Niek heeft een passie voor online marketing, strategie en customer experience. Als marketeer voor Cocoon schrijft hij over media management oplossingen en online trends.
Recente berichten