Gebruikersbeheer: De ideale staf voor media management

De ideale staf voor brand en media management bestaat uit een administrator, managers en verschillende gebruikers. De rollen hebben ieder hun eigen rechten. Samen zorgen zij voor succesvol gebruik van je Media Management software Cocoon. In dit blog lees je hoe de ideale staf samenstelt en leggen wij uit hoe de rechten per rol of account geconfigureerd kunnen worden.

De Administrator

De administrator is de hoofdbeheerder van Cocoon. Als administrator beschik je over de meeste rechten binnen Cocoon. Je bent verantwoordelijk voor het aanmaken van nieuwe gebruikers, het goedkeuren van geüploade bestanden en het set beheer. Een administrator bepaalt dus wie toegang heeft tot bestanden binnen de Online Beeldbank en met wie deze gedeeld mogen worden.

Managers

Een manager is één van de beheerders, of mede-beheerder van Cocoon. Als manager speel je een belangrijke rol. Voor Cocoon geldt dat managers de administrator bijstaan in het uploaden en bijhouden van alle bestanden. Managers kunnen daarnaast nieuwe users aanmaken en zorgen er zo voor dat bestanden uit de media management software voor de hele organisatie beschikbaar zijn.

Managers hebben optioneel dezelfde rechten als de administrator. Dit betekent dat een manager-profiel volledig naar wens kan worden ingesteld. Zo kan de administrator bijvoorbeeld instellen dat een manager geüploade bestanden eerst moet laten goedkeuren voordat ze in Cocoon zichtbaar worden.

Users

Een user zijn de gebruikers in Cocoon. Users kunnen bestanden bekijken, downloaden of doorsturen. Het user profiel is geschikt voor het delen van bestanden met zowel interne als externe partijen. Denk bijvoorbeeld aan een user profiel voor een distributeur, waarbij de distributeur toegang heeft tot relevante beelden zoals productfoto’s of logo’s.

Users kunnen bestanden inzien in de media management software en deze bestanden downloaden of doorsturen. Uiteraard is per user profiel in te stellen welke sets de users kunnen inzien en downloaden.

Hoe kun je nieuwe gebruikers instellen?

Een nieuwe gebruiker kun je als administrator of manager gemakkelijk instellen in Cocoon. Er zijn wel kleine verschillen bij het aanmaken van typen gebruikers.

1. 1. Klik op ‘Gebruikers’ in het menu;
      

 

1. 1. Klik op het plusje achter users;
      

 

1. 1. Vul de gegevens van de user in;
      

 

1. 1. Geef onder het kopje ‘Downloaden’ aan of de user bestanden mag downloaden en zo ja, welk formaat;
      

 

1. 1. Selecteer onder het kopje ‘Sets’ de optie Bekijken of De volgende sets bekijken (Bij de laatste optie kun je aangeven welke sets de user mag bekijken);
      

 

1. Klik op Opslaan of Opslaan en verstuur e-mail aan gebruiker (bij de optie Opslaan en verstuur e-mail aan gebruiker ontvangt de nieuwe user automatisch een email met de inloggegevens voor het account).
   

Aan de slag!

Met het gebruikersbeheer in Cocoon hebben zowel interne als externe partijen altijd toegang tot de juiste bestanden en kun je als administrator gemakkelijk managers inzetten om alle bestanden in Cocoon te beheren. Zo behoud je als administrator controle op welke bestanden er in Cocoon worden geüpload en gedeeld met interne of externe gebruikers.

Kies voor de media management software van Cocoon. Bespaar tijd en behoud de regie en controle over je huisstijl en marketing materiaal. Cocoon zelf uitproberen? Vraag een demo aan of neem contact op met een van onze consultants via 023 5546755.