Product gids: Meer dan een Beeldbank

In een wereld waar visuele content een cruciale rol speelt in het succes van bedrijven, biedt de Cocoon Beeldbank software een moderne oplossing. Deze whitepaper onthult de functies en voordelen van Cocoon, ontworpen om bedrijven te helpen bij het het opslaan, beheren en delen van content. Met een focus op gebruiksvriendelijkheid, integratie en schaalbaarheid, stelt Cocoon bedrijven in staat om hun beeldmateriaal te beheren vanuit 1 centraal punt, dit resulteert in een verbeterde workflow en verhoogde productiviteit.

Introductie

De uitdaging

Uit onderzoek blijkt dat het structureren van de corporate mediabibliotheek een belangrijke uitdaging is voor communicatieprofessionals. Iedere dag verwerken zij tientallen mediabestanden en andere vormen van content ten behoeve van het marketing- en communicatieproces. Echter, wanneer de mediabibliotheek groeit naar enkele duizenden items is het lastig om grip te houden op alle mediabestanden. Beschikken collega’s bijvoorbeeld over de meest recente items, zijn de mediabestanden ook beschikbaar voor pers en andere stakeholders en hoe ga je om met de beveiliging van alle informatie?

 

Beeldank software voor marketing- en communicatieprofessionals

Cocoon biedt een eenvoudige ‘digital asset management’ (DAM) software aan voor communicatieprofessionals. Dit is een visuele digitale omgeving waarin je eenvoudig bestanden kunt beheren, archiveren en delen. Deze DAM-omgeving zorgt ervoor dat je sneller bij je mediabestanden kunt en Aan een goed werkende DAM zitten vele voordelen, die een beeldbank niet heeft. Bij Cocoon richten we ons met name op het bevorderen van merkconsistentie en het effectief samenwerken. Het is ons doel om jouw merk te professionaliseren en de workflow te bevorderen. Vandaar de focus op onder andere merkconsistentie. Dit zorgt namelijk voor herkenbaarheid bij de doelgroep, verlaging van de cognitieve lading wat voor vertrouwen zorgt, een emotionele connectie, opvallen tussen de concurrentie, een hogere ROI en een verhoogde merkwaarde. Doordat de software zo gebruiksvriendelijk is om zelf en met anderen erin te kunnen werken, kun je een hoop tijd – en dus ook geld – besparen. Dit zorgt dat je sneller en dus meer campagnes binnen hetzelfde tijdsbestek kunt draaien. Organiseren Beheren Delen daardoor meer tijd overhoudt voor meer campagnes. Bestanden staan opgeslagen in een beveiligde (AVG-proof) omgeving waardoor je snel en eenvoudig kunt samenwerken.

Wat levert de beeldbank software van Cocoon jouw organisatie op?

Aan een goed werkende DAM zitten vele voordelen, die een beeldbank niet heeft. Bij Cocoon richten we ons met name op het bevorderen van merkconsistentie en het effectief samenwerken. Het is ons doel om jouw merk te professionaliseren en de workflow te bevorderen. Vandaar de focus op onder andere merkconsistentie. Dit zorgt namelijk voor herkenbaarheid bij de doelgroep, verlaging van de cognitieve lading wat voor vertrouwen zorgt, een emotionele connectie, opvallen tussen de concurrentie, een hogere ROI en een verhoogde merkwaarde. Doordat de software zo gebruiksvriendelijk is om zelf en met anderen erin te kunnen werken, kun je een hoop tijd – en dus ook geld – besparen. Dit zorgt dat je sneller en dus meer campagnes binnen hetzelfde tijdsbestek kunt draaien.

Organiseren

Content organiseren

Cocoon is een digital asset management (DAM) software. We zijn een service die veel verder gaat dan een media- of beeldbank. We zijn namelijk niet slechts een opslagplaats, maar een online omgeving waarin je door middel van allerlei tools bestanden eenvoudig kunt organiseren, beheren en delen. Afbeeldingen, video’s, marketingmateriaal en huisstijl documenten staan op één centrale locatie en dit geeft je altijd en overal toegang tot de juiste bestanden (en versies).

Bestanden opslaan

in sets In de online omgeving van Cocoon kun je sets maken. Hierdoor houd je bestanden bij elkaar en creëer je overzicht. Een set is als het ware een soort album. Hierin kun je één of meerdere bestanden opslaan en eenvoudig terugvinden omdat je ook op sets kunt filteren. Zo kun je bijvoorbeeld al het materiaal – video’s, afbeeldingen en andere documenten – van een bepaalde campagne aan één bepaalde set toevoegen. Werk je per set met andere in- of externe collega’s, dan kun je ook per set aangeven wie toegang tot de bestanden mag hebben. Wil je sets wijzigen, toevoegen of verwijderen? Dan kan dat eenvoudig via set beheer. Ook hierin kun je de gebruikersrechten gemakkelijk beheren.

Maak bestanden

toegankelijk Met Cocoon importeer en exporteer je eenvoudig allerlei soorten bestanden. Groot of klein, zelfs meerdere bestanden tegelijk is mogelijk. Vervolgens kun je door Cocoon’s taxonomie bestanden overzichtelijk organiseren. Dit zorgt ervoor dat je bestanden sneller en eenvoudiger kunt terugvinden. Je kunt bestanden opslaan in sets – zodat je alles wat bij elkaar hoort ook bij elkaar hebt staan – en je kunt verschillende tags toevoegen. Cocoon beschikt over een handige bibliotheekfunctie waarin metadata snel toegang bieden tot de juiste bestanden. Zo kun je bij het zoeken filteren op naam, tags, data, etc. We bieden zelfs automatische beeldherkenning. Zo voegen wij de tags toe op basis van jouw bestand. Scheelt jou weer tijd!

Slimmer organiseren

Eenvoudig organiseren van alle assets

Binnen COCOON kun je alle type files uploaden en managen. Beeldmateriaal van JPG’s tot TIFF’s of layered PSD’s. Video’s, kant en klare brochures (pdf’s), maar ook complete productie packages in bijvoorbeeld een zip file.

Makkelijk uploaden van assets

Veel en grote bestanden kun je eenvoudig uploaden via een drag and drop functie.

Het editen van bestanden

Eenmaal in COCOON kun je bestanden bewerken en verrijken. Denk hierbij aan het aanpassen van: titels, het linken naar relevante bestanden, bestanden vindbaar maken via SETS & TAGS. Een expiry date (verloopdatum) meegeven tot wanneer assets gebruikt mogen worden. Extra informatie toevoegen voor gebruikers zoals een omschrijving en gebruikersrechten.

Beheer, rechten en rollen

Als beheerder van de COCOON houd je grip en controle over het gebruik. Wie toegang krijgt tot welke gegevens bepaal je eenvoudig zelf door middel van rollen en rechten. Regelmatig ontvangen we de klantvraag om gebruikers op voorwaarden of spelregels te kunnen wijzen alvorens ze gebruik mogen maken van de materialen. Als administrator kun je dit per gebruiker activeren. COCOON houdt dan aanvullend voor je bij welke gebruiker de gebruikersvoorwaarden heeft geaccepteerd.

Zoeken via Tags en filters

Eenvoudig materiaal zoeken en terugvinden kan op verschillende manieren. Algemeen zoeken doorzoekt alle ‘data’, en daarmee ook binnen bijvoorbeeld omschrijvingen en be¬standtitels. TAGS geven je een gerichter resultaat en geeft ook alternatieve suggesties. Filters verkleinen de getoonde resultaten. Je kunt eenvoudig filters combineren. TAG, File type, setnaam, datum. Zo kom je sneller tot hetgeen je nodig hebt.

AVG verantwoord: Geef bestanden een einddatum en ‘koppel’ onderliggende documenten

Binnen COCOON kun je eenvoudig bestanden koppelen aan bronbestand. Denk aan bijvoorbeeld een toestemmingsverklaring of je stockfoto licentie factuur. Per gebruiker kun je eenvoudig aangeven of hij of zij toegang krijgt tot deze onderliggende documenten. De expiry date functie helpt je tijdsgebonden bestanden goed te managen.

Verrijken

Standaard varianten

Voorkom overbodig kopiëren van bestanden en het opslaan van alle mogelijke bestandsgroottes. Onder het bronbestand wordt binnen COCOON automatisch alle gewenste formaten direct klaargezet. Per gebruiker bepaal je de toegang tot de verschillende versies. Daarmee heb je altijd de laatste versie bij de hand. Bepaal snel en gemakkelijk welke bestanden je nodig hebt. Wildgroei aan bestandsversies en verkeerd gebruik is verleden tijd. Je ziet snel welk bestand je moet gebruiken voor een bepaald medium.

Enkele veel gebruikte praktijkvoorbeelden:
• Een low ress versie voor je website
• Een versie met ingebrand logo op ieder gewenste positie voor meer en betere branding
• Een crop versie naar een exact lengte en breedte pixel formaat
• Hoge resolutie versie voor offline doeleinden

TAG suggesties op basis van beeldherkenning (A.I.)

Slim en automatisch taggen op basis van beeldherkenning. De Predict module scant je beelden en geeft passende TAG suggesties. De instellingen geven de administrator de mogelijkheid zelf aan te geven hoe nauwkeurig de suggesties moeten zijn en hoeveel TAGS per beeld mogen worden voorgesteld. Handig voor het categoriseren van de beelden. Jij en je gebruikers kunnen ze snel terugvinden. Artificial Intelligence herkent de afbeelding. De module genereert automatisch smart tags die bij het beeld geplaatst worden. Dat maakt bestanden eenvoudig vindbaar.

Beheren

Content beheren

Cocoon is een product dat veel uitgebreider is dan de traditionele media- of beeldbank, het is een een digital asset management software (DAM). We zijn niet slechts een opslagplaats, maar een online omgeving waarin je door middel van allerlei tools bestanden eenvoudig kunt organiseren, beheren en delen. Afbeeldingen, video’s, marketingmateriaal en huisstijl documenten, staan op één centrale locatie en dit geeft je altijd en overal toegang tot de juiste bestanden (en versies).

Eenvoudig in gebruik

Door onze eenvoudige interface kom je snel bij je bestanden. Voordat je daadwerkelijk met een bestand aan de slag gaat, kun je door middel van een preview (een voorbeeld) al zien of je het juiste bestand te pakken hebt. Daarnaast beschermen we de bestanden doordat je gebruik kunt maken van toegangs- en gebruikersrechten. Zo kun je instellen wie bepaalde bestanden mag inzien en wie wat in de bestanden mag aanpassen. Op deze manier voorkom je ongewenste kijkers of dat mensen in bestanden gaan rommelen waarvoor ze niet bevoegd zijn.

Een andere manier voor het beveiligen van je werk doen we door middel van versiebeheer en een beschikbaarheidsdatum. Zo kunnen bijvoorbeeld stockfoto’s, waarvan de rechten verlopen zijn, niet worden gebruikt. Op deze manier kun je de privacy bewaken en AVG-compliant zijn. Ook heb je toegang tot inzichten van het verbruik. Zo kun je het aantal up- en downloads zien en de user-activiteit. Een professionele en inzichtelijke oplossing. De interface is niet alleen gebruiksvriendelijk, maar je kunt deze ook nog aan jouw huisstijl aanpassen. Zo kun je jouw logo toevoegen en alles in de kleuren van jouw organisatie weergeven. Dat is niet alleen prettig voor jou en je collega’s, maar het draagt ook bij aan je merkconsistentie wanneer je met eventuele externe partijen samenwerkt.

Beheer rollen & rechten

In de online omgeving kun je eenvoudig gebruikers aanmaken, bewerken en verwijderen. Per gebruiker kun je vervolgens de rechten instellen. Hierdoor kun jij bepalen wie er toegang tot het bestand heeft, met welke rechten en wanneer. Je kunt namelijk bepalen of iemand een bestand mag inkijken, downloaden en/of bewerken en indien gewenst kun je daar ook een bepaalde periode aanhangen. Zo heb je nooit meer ongewenste kijkers of kunnen bestanden door onbevoegden bewerkt worden.

Delen

Bestanden eenvoudig delen en doorsturen

Een groot pluspunt van COCOON is dat alles eenvoudig te delen en door te sturen is. Door simpelweg een bestand toe te voegen aan de winkelwagen en te klikken op de share button is content eenvoudig deelbaar. Dit kunnen ook externe gebruikers zijn. Externe shares kun je voor extra veiligheid voorzien van een wachtwoord.

Eenvoudig files updaten

Bronfiles kunnen eenvoudig worden aangepast en worden vervangen door een nieuwe versie. Door de ‘update file functie’ blijven aanwezige eigenschappen zoals metadata, sets en tags behouden. Dit scheelt tijd en dubbel werk. Door het bronbestand te vervangen voorkom je duplicaten van oude versies. Na een update is de nieuwe versie voor iedereen direct beschikbaar.

Analytics

Exact zien wie wat downloadt en op welk moment. Het geeft je inzicht in gebruik. Welke materialen worden veel gebruikt en welke niet. Wat is populair en wat juist niet. De statistieken van COCOON houden alle uploads en downloads bij. Deze resultaten kun je specifieker filteren. Per gebruiker of naar een bepaalde campagne periode.

Assets embedden

De Embed module geeft ieder bestand een uniek opvraagbare link. Je kunt daarmee ieder individueel bestanden buiten COCOON om beschikbaar maken voor derden, of binnen een andere applicatie of communicatieuiting gebruiken. Een social media post is daarmee snel gemaakt. Foto’s hoeven niet meer te worden gedownload. Gebruik simpelweg de embed link.

API

De API-module maakt het mogelijk om je media bestanden eenvoudig uit te lezen naar externe applicaties zoals webshop, website, CMS, ERP software of intranet. Bestanden kunnen individueel of per set worden opgehaald. Zo voorkom je dat je marketingmateriaal en huisstijldocumenten op verschillende locaties moet actualiseren. Handig voor je webmaster die daarmee direct de beschikking heeft tot al het nieuwe campagnemateriaal of de nieuwe productfoto’s.

Download

COCOON zet alle gewenste versies van jouw beelden direct klaar voor gebruik. Voor je online en offline middelen. Maar ook voor bijvoorbeeld social media. Je kunt direct het juiste bestandsformaat selecteren. Alle formaten en vormen zijn mogelijk. Software voor beeldbewerking heb je niet meer nodig. Wildgroei aan bestandsversies en verkeerd gebruik is verleden tijd. Gebruikers bepalen snel en gemakkelijk zelf welke versie ze nodig hebben.

Overzichtelijk en Veilig

Onze overzichtelijke interface maakt de software extra aantrekkelijk. Zo kun je snel en eenvoudig bij je bestanden. Cocoon beschikt over een handige bibliotheekfunctie waarin metadata snel toegang tot de juiste bestanden bieden. Zo kun je bij het zoeken, filteren op naam, tags, data, etcetera. Ook kun je de omgeving aan jouw huisstijl aanpassen. Dat werkt niet alleen prettig voor jou en je collega’s, maar is ook bevorderlijk voor de samenwerking met externe partners. Met Cocoon biedt je de opslag van jouw bestanden veiligheid. Niet alleen voorkom je dat bestanden kwijtraken, maar je kunt ook per persoon en per bestand de rechten instellen. Wie mag het document inzien en wie mag er wat in wijzigen en/of downloaden. Hiermee maak je jouw organisatie AVGcompliant. Meer dan een beeldbank dus.