Get in control met gebruikersbeheer!
Cocoon is een digitale verzamelplaats voor al jouw video’s, foto’s, huisstijl materiaal en andere bestanden. We gaan verder dan een eenvoudige beeld- of mediabank. Cocoon heeft namelijk heel veel features, die jouw workflow effectiever en efficiënter maken. Zo bieden we ook de optie tot gebruikersbeheer. Lees hier alle andere voordelen van onze software.
Bepaal zelf wie er toegang heeft tot jouw mediabestanden
Als marketing- of communicatieprofessional wil je graag controle over je bestanden. In de online omgeving kun je eenvoudig gebruikers aanmaken, bewerken en verwijderen. Per gebruiker kun je vervolgens de rechten instellen. Hierdoor kun jij bepalen wie er toegang tot het bestand heeft, met welke rechten en wanneer. Je kunt namelijk bepalen of iemand een bestand mag inkijken, downloaden en/of bewerken en indien gewenst kun je daar ook een bepaalde periode aan hangen.
Beveiliging
De optie gebruikersbeheer is voor onze klanten erg belangrijk, omdat het een vorm van beveiliging is. Niet alleen is de online omgeving tegen externe risicofactoren beschermd, maar met gebruikersbeheer ben je ook beschermd tegen intern misbruik. Zo kan iemand die niet bevoegd is niet meer alle bestanden inzien. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je niet wilt dat je collega’s van de salesafdeling een kijkje nemen in de financiële jaarstukken. Of je wilt niet wilt dat een stagiair per ongeluk wijzigingen in een belangrijke PowerPoint-presentatie maakt, die morgen aan een klant gepresenteerd moet worden. Mocht je toch toegang hebben gegeven aan interne of externe collega’s en er worden wijzigingen gemaakt die onjuist zijn, dan kun je met Cocoon gelukkig altijd nog door middel van versiebeheer de oude versies terughalen.
AVG-proof samenwerken
Helemaal met de strenge wet van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het van groot belang dat jouw organisatie de privacy van je klanten kan waarborgen. Zo zul je misschien over documenten beschikken met persoonlijke gegevens van jouw klanten, die niet voor iedereen inzichtelijk gemaakt mogen worden. Met Cocoon heb je hier dus volledig controle over. Ben je benieuwd wie er van jouw bestanden gebruikt maakt? Bekijk dan de statistieken, zo kun je precies zien welke gebruikers actief zijn en wie bijvoorbeeld bestanden hebben gedeeld of gedownload.
Overzicht gebruikersrechten:
| Module: | Rechten: | Admin | Manager | User |
|---|---|---|---|---|
| Mediabank: | Bestanden bekijken Eigen bestanden verwijderen Alle bestanden verwijderen Downloaden | V V V V | V Optioneel Optioneel Optioneel | V X X Optioneel |
| Uploaden: | Bestanden uploaden | V | Optioneel | X |
| Delen | Delen van bestanden | V | V | V |
| Gebruikersbeheer | Users aanmaken Managers aanmaken | V V | V X | X X |
| Set beheer | Alle sets bekijken Specifieke sets bekijken | V V | Optioneel Optioneel | Optioneel Optioneel |
| Goedkeuren module: | Goedkeuren van geüploade bestanden | V | Optioneel | X |
Bij een Cocoon licentie krijg je standaard 1 Administrator, 5 Managers en een 100 Users met kijk- en downloadrechten.
Cocoon modules
Cocoon bevat veel functionaliteiten. Niet alle functionaliteiten zijn van toepassing voor jou als gebruiker. Bepaal zelf welke modules je activeert.
