Tips voor het gebruik van ‘Sets’ en ‘Tags’

screen2Binnen Cocoon media management kun je eenvoudig al jouw mediabestanden structuren aan de hand van Sets & Tags. In de praktijk blijkt dat Sets en Tags soms door elkaar gebruikt worden. In dit blog lees je wat het verschil is tussen Sets & Tags en hoe je deze het beste kunt gebruiken om je eigen Cocoon zo overzichtelijk mogelijk te houden.

Sets

Een Set is een soort ‘album’ waaraan je één of meerdere bestanden kunt toevoegen. Sets zijn uitermate geschikt om bestanden globaal te ordenen. Zo kun je bijvoorbeeld een Set met huisstijl documenten maken en een Set met bestanden van leveranciers. Via de functie ‘Set beheer’ kun je gemakkelijk nieuwe Sets toevoegen of bestaande Sets wijzigen.

Cocoon biedt de mogelijkheid om Sets toe te wijzen aan één of meerdere gebruikers. Gebruikers krijgen zo alleen toegang tot Sets die voor hun relevant zijn. Zo voorkom je dat kostbare materialen bij de verkeerde gebruiker terecht komen.

Tags

Een Tag is een soort label die je aan bestand kunt toevoegen. Aan elk bestand kun je één of meerdere Tags toewijzen. Tags komen van pas als je de zoekfunctie van Cocoon gebruikt. Zo kun je bijvoorbeeld aan bestanden in de Set ‘Huisstijl’ de Tag ‘2016’ toevoegen. Wanneer je op deze tag zoekt, zie je in één oogopslag de nieuwste huisstijl documentatie. Tags worden dus specifieker gebruikt dan Sets.

screen1

Help, ik heb Sets & Tags door elkaar gebruikt!

Heb je Sets & Tags verward? Geen paniek. Volg deze stappen en lost dit probleem gemakkelijk op:

  1. Selecteer de Set;
  2. Selecteer alle bestanden uit die Set;
  3. Voeg de gewenste Tag toe;
  4. Verwijder de Set via Set beheer.

Conclusie

Sets & Tags vullen elkaar aan. Je kan bestanden globaal ordenen via Sets en daarna specifiek labelen via Tags. Sets kun je toewijzen aan een specifieke gebruiker en tags zorgen ervoor dat je bestanden snel kunt terugvinden. Zo blijft je cloud omgeving overzichtelijk voor alle gebruikers.