Heb je een vraag?

support

Heb je een vraag over het gebruik van Cocoon? Check de veelgestelde vragen hieronder. Nog geen antwoord op je vraag?
Onze support medewerkers staan voor je klaar. Neem contact op via e-mail.

Algemeen

Blijf ik eigenaar van mijn content?

Ja, je blijft volledig eigenaar van al je content en mediabestanden. We hebben zelfs in onze algemene voorwaarden opgenomen dat wij, vanuit Cocoon niets met jou bestanden mogen doen.

Kan iedereen content uit mijn Cocoon gebruiken?

Iedere Cocoon omgeving is voorzien van een inlogscherm met een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. Het is als beheerder mogelijk om via gebruikers-management, zelf nieuwe gebruikers aan te maken en via een eenvoudige rechtenstructuur gebruikers toegang te geven tot je Cocoon, of een selectie van bestanden binnen je Cocoon. Oftewel: alleen door jou aangemaakte gebruikers kunnen content gebruiken.

Zijn er back-ups beschikbaar?

Ja, iedere nacht wordt er een back-up gemaakt van je Cocoon omgeving. Iedere back-up wordt 14 dagen bewaard.

Mijn content staat elders opgeslagen. Moet ik dit handmatig overzetten?

Nee, wij kunnen je helpen om via een bulk import alle content in één keer beschikbaar te maken in je Cocoon. Zo hoef je niet helemaal vanaf het begin af aan te beginnen. Naast beelden kunnen we ook sets, tags, omschrijvingen en gebruikers importeren.

Data en veiligheid

Waar staat mijn data?

Cocoon slaat alle data fysiek op bij verschillende serverparken in Nederland. Data verlaat nooit de Nederlandse bodem en is daarom veilig voor buitenlandse wet- en regelgeving zoals de Amerikaanse Freedom Act.

Hoe is de beveiliging van mijn data geregeld?

Cocoon maakt gebruik van verschillende Nederlandse datacentra welke ISO- en NEN gecertificeerd zijn. Verder draait iedere Cocoon applicatie op HTTPS via SSL. Aanvullend kun je gebruik maken van een 2Factor Authentificatie via Sms voor een maximaal veilige inlog procedure.

Wat gebeurt er tijdens een storing?

Cocoon monitort de status van de verschillende servers 24/7. Een eventuele storing wordt hierdoor direct gesignaleerd en meestal ook direct verholpen voordat je daar zelf enige last van ondervindt. We garanderen een uptime van 99,9 %. Het is aanvullend mogelijk om een SLA af te spreken.

Ik werk voor een publieke instelling. Kan ik Cocoon ook gebruiken?

Ja, Cocoon werkt conform een BIG gerelateerde bewerkersovereenkomst. Alle maatregelen zijn genomen om de integriteit en exclusiviteit van de data te waarborgen. Cocoon voldoet aan de verplichte beschikbaarheidseisen welke, desgewenst, zijn uit te breiden met een maatwerk SLA-overeenkomst.

Gebruik

Waar kan ik inloggen?

Om in te loggen in je eigen Cocoon omgeving ga je naar :

https://(uwbedrijfsnaam).use-cocoon.nl  (of https://(uwbedrijfsnaam).onlinebeeldbank.nl). Vul vervolgens je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de login knop.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Waar kan ik een nieuwe aanvragen?

Als je het wachtwoord vergeten bent, klik je op de “wachtwoord vergeten knop” op het inlogscherm. Je krijgt vervolgens een mail waarmee je het wachtwoord opnieuw kan instellen.

Hoe kan ik de taal binnen Cocoon aanpassen?

In de Cocoon omgeving vind je rechtsboven de optie om de taal te wijzigen. Je kan de taal instellen per gebruiker. De Cocoon interface is beschikbaar in het Nederlands, Spaans, Engels, Duits en Spaans.

Hoe kan ik bestanden zoeken?

Bovenaan elke pagina is het “zoekveld” altijd zichtbaar. Hier kan je vanuit elke locatie snel naar bestanden zoeken. Het “zoekveld” doorzoekt niet alleen op de titels van bestanden maar zoekt tevens door tags en data die door extra velden zijn toegevoegd.

Naast het snel zoeken bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van filters. Er kan gefilterd worden op  Sets, Tags, bestandstypen en uploaddatum, alle kenmerken kunnen worden gecombineerd om het resultaat steeds verfijnder te maken. In het filters kader kan je één of meerdere filters toevoegen.

Welke bestandstypen worden ondersteund in Cocoon?

Je kan alle type files uploaden in Cocoon. Foto’s, documenten, video’s, maar ook lettertypes, pdf documenten, zip files en overige presentatie files. Alle bestandsformaten worden ondersteund, zoals .JPG, .GIF, .PNG, .PSD, .EPS, .PDF, .DOC, etc. Het kan voorkomen dat je een bestand uploadt, maar er geen preview van gegenereerd kan worden. In dat geval krijg je een default image van het bestandstype. Alle bestandstypen zijn te downloaden.

Gebruikersbeheer

Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan?

Een nieuwe gebruiker kan worden aangemaakt in de gebruikersmodule, deze is toegankelijk door in het menu aan de linkerkant op het gebruikers icoon te klikken. Manager en user accounts kunnen toegevoegd worden door op het plusje achter de desbetreffende rol te klikken.

Kan ik gebruikers van bepaalde rechten voorzien?

Ja, de goedkeurmodule zorgt ervoor dat de administrator een bestand eerst goed kan keuren voordat het zichtbaar wordt binnen Cocoon. De goedkeurmodule kan per gebruiker apart worden ingesteld door middel van een rechtenstructuur. De rechtenstructuur zorgt er daarnaast voor dat bepaalde sets wel of niet beschikbaar zijn voor de user.

Wat is het verschil tussen de administrator, managers en users?

De administrator is de hoofdbeheerder van de Cocoon. Hij is verantwoordelijk voor het aanmaken van nieuwe gebruikers, het goedkeuren van geüploade bestanden en het beheren van Sets. Een administrator bepaalt dus wie toegang heeft tot bestanden binnen Cocoon en met wie deze gedeeld mogen worden.

Een manager is één van de sub-beheerders van de Cocoon. Managers staan de administrator bij in het uploaden en bijhouden van alle bestanden. Managers kunnen daarnaast nieuwe users aanmaken en zorgen er zo voor dat content uit Cocoon voor de hele organisatie beschikbaar zijn.

Een user is een standaard gebruiker van Cocoon. Users kunnen bestanden bekijken, downloaden of doorsturen. Het user profiel is geschikt voor het delen van bestanden met zowel interne als externe partijen. Denk bijvoorbeeld aan een user profiel voor een distributeur, waarbij de distributeur toegang heeft tot relevante beelden zoals productfoto’s of logo’s.

Hoeveel managers en users kan ik aanmaken?

Elke Cocoon wordt standaard aangeleverd met 5 manager Accounts. Van het type “User” kunnen onbeperkt accounts worden aangemaakt.

Hoe kan ik meer managers aanvragen?

Indien u de limiet heeft bereikt voor het aantal managers dan kunt u direct nieuwe manager accounts aanvragen door alsnog op het + icoon te klikken. Zie de prijzenlijst voor de bijkomende kosten.

Uploaden

Hoe kan ik bestanden uploaden?

Wanneer je het recht hebt om bestanden te uploaden, kan je vanuit elke locatie in Cocoon bestanden uploaden. Bovenaan elke pagina is de upload knop zichtbaar. Klik op de upload knop om het upload-scherm te openen, vanuit dit scherm kan je bestanden uploaden. Klik op de “Selecteer bestand(en)” knop om bestanden vanaf de harde schijf te selecteren. Je kan er ook voor kiezen om bestanden vanuit bijvoorbeeld  een Windows Verkenner venster te verslepen naar het witte vlak. Zodra u bestanden geselecteerd of versleept heeft, worden deze direct geüpload in de Mediabank. Indien het uploaden van de bestanden zonder fouten verlopen is ziet u een groene succes melding.

Hoeveel bestanden kan ik tegelijk uploaden?

Je kunt 50 bestanden tegelijk uploaden in een batch upload. De standaard maximale bestandsgrootte is 256 MB. Mocht je gebruik willen maken van grotere bestanden, neem dan contact met ons op.

Downloaden

Hoe kan ik één bestand downloaden?

Als je maar één bestand nodig hebt en dit snel wil downloaden kan je ervoor kiezen om de quick download optie te gebruiken. Hiervoor druk je op het dropdown icoon  in de thumbnail en vervolgens op het download icoon  van het gewenste formaat. Of open de detailweergave van het gewenste bestand (via het vergrootglas icoon onder de thumbnail )  en klik op het download icoon  voor het gewenste formaat.

Kan ik meerdere bestanden tegelijk downloaden?

Klik in het overzicht op de checkbox  om alle bestanden in het overzicht te selecteren. Of selecteer enkele bestanden door met de muis te slepen (klik en houd de muis ingedrukt) over meerdere bestanden of houd Ctrl (Command op Mac) ingedrukt en klik de gewenste bestanden één voor één aan. Klik vervolgens op het winkelmand icoon ernaast  om alle geselecteerde bestanden in hetzelfde formaat toe te voegen aan het winkelmandje. In het checkbox icoon  wordt getoond hoeveel bestanden je hebt geselecteerd. Deselecteer je selectie door nogmaals op de checkbox te klikken.

De selectie van bestanden in uw winkelmandje kan worden gedownload door op het download icoon  te klikken onder Mijn downloads. De download zal worden aangeboden als ZIP-bestand.
Het ZIP-bestand bevat aparte mappen voor de verschillende bestandsformaten.

 

Hoe open ik de zip file?

ZIP-files openen voor Mac: Om de ZIP-file te openen, klik je twee keer op de map en het bestand wordt automatisch uitgepakt. Of klik met je rechtermuisknop op het bestand en kies voor ‘Openen met: Archive Utility’.

ZIP-files openen voor windows: Om de ZIP-file te openen, klik je twee keer op de map en vervolgens wordt WinRar (mits geïnstalleerd) geopend. Sleep uw bestanden vervolgens vanuit WinRar naar de gewenste locatie. Of klik met uw rechtermuisknop op het bestand en kies voor ‘Bestanden uitpakken / Alles uitpakken’.

Doorsturen

Hoe kan ik bestanden doorsturen?

Start met het maken van een download selectie. Vervolgens kan de download selectie worden doorgestuurd middels het stuur door icoon  onder mijn download. Je wordt gevraagd om een e-mailadres op te geven waar de mediabestanden naartoe gestuurd dienen te worden. Zodra u een geldig e-mailadres heeft ingevoerd en op de “Stuur door knop” heeft geklikt, wordt er een e-mail verzonden. Deze e-mail bevat een download link om de bestanden te downloaden als een ZIP-bestand. De download link blijft standaard 14 dagen geldig.

Kan ik de geldigheid van mijn doorstuur link aanpassen?

Nee, dat kun je niet zelf. Het maximum aantal dagen voor een download is standaard ingesteld op 14 dagen. Indien je dit korter wenst, stuur dan even een mailtje naar: support@use-cocoon.nl

Bestandseigenschappen

Hoe kan ik mijn bestandseigenschappen aanpassen?

Om de eigenschappen van één of meerdere bestanden aan te passen, selecteer je de bestanden die je wilt aanpassen en klik je vervolgens op het tool icoon  om naar de edit modus te gaan. In de edit modus heeft u de mogelijkheid om de selectie nog aan te passen zodat u bijvoorbeeld van elk afzonderlijk bestand de titel kunt aanpassen. U kunt ook de eigenschappen van uw gehele selectie of een deel daarvan aanpassen.

Indien u meerdere bestanden selecteert, kan het zijn dat bepaalde eigenschappen grijs gekleurd zijn i.p.v. zwart. Dit betekent dat deze eigenschappen momenteel niet op uw gehele selectie van toepassing zijn, maar slechts gelden voor één of enkele bestanden uit uw selectie. Indien u de wijzigingen opslaat terwijl bepaalde eigenschappen grijs gekleurd zijn, zullen deze eigenschappen na het opslaan op uw gehele selectie van toepassing zijn! Nadat u de wijzigingen heeft bewaard, kunt u terug naar uw mediabank door op het mediabank icoon   te klikken. U verlaat de edit-modus.

Wat is het verschil tussen Sets en Tags?

Een Set is een album waaraan je één of meerdere bestanden kunt toevoegen. Sets zijn uitermate geschikt om bestanden globaal te ordenen. Via de functie ‘Set beheer’ kun je gemakkelijk nieuwe Sets toevoegen of bestaande Sets wijzigen. Cocoon biedt de mogelijkheid om Sets toe te wijzen aan één of meerdere gebruikers. Gebruikers krijgen zo alleen toegang tot Sets die voor hun relevant zijn. Zo voorkom je dat kostbare materialen bij de verkeerde gebruiker terecht komen.

Een Tag is een label die je aan een bestand kunt toevoegen. Aan elk bestand kun je één of meerdere Tags toewijzen. Tags komen van pas als je de zoekfunctie van Cocoon gebruikt. Tags worden specifieker gebruikt dan Sets.