4 redenen waarom jij vandaag nog wilt starten met Media Management Software

Als je veelvuldig samenwerkt in een team, met externe relaties of met collega’s op andere locaties ben je vast bekend met de nadelen van het rondmailen van alle marketing documenten, beeldmateriaal, video’s en campagne materialen. Meestal stuur je de bestanden door in een e-mail of wellicht met WeTransfer en worden de bestanden door meerdere mensen op hun eigen apparatuur opnieuw opgeslagen en bewaard. Met als gevolg; een onoverzichtelijke brei aan bestanden, bestandsformaten, versies en nog erger: Verlies van grip op materiaal omdat de laatste actuele versie niet meer terug te vinden is.

Op deze manier samenwerken is niet efficiënt of effectief. Tenzij je gebruik maakt van een media management oplossing. We hebben vier redenen op een rijtje gezet waarom jij vandaag nog wilt starten met Media Management Software.

1. Verschillende download formaten voor verschillende gebruikers

“Heb je voor de drukker even een EPS’je?” of “Ik heb die uiting nodig voor een banner”. Het zijn vragen die je als marketeer of communicatiemedewerker dagelijks hoort. Je kunt behoorlijk wat tijd kwijt zijn aan het distribueren van de juiste formaten voor diverse gebruikers. Niet nodig! Met media management software stel je diverse bestandstypes en –formaten beschikbaar aan diverse type gebruikers. Jij hoeft alleen het originele bestand te uploaden en Cocoon maakt direct alle verschillende varianten voor je. Een enorme tijdsbesparing!

En jij bepaalt wie wat mag gebruiken! Een bestand niet kunnen vinden in de chaos op de harde schijf of in je mailbox is ook verleden tijd. Alle bestanden kun je eenvoudig in sets plaatsen en voorzien van tags. #handig!


2. Gebruikerscontrole

Als beheerder kun je in Cocoon verschillende rollen en rechten toekennen en bepalen wie bij welke bestanden mag. Behalve je collega’s kunnen dus ook je drukker of websitebeheerder een inlog krijgen voor Cocoon met alleen toegang tot bestanden die jij beschikbaar hebt gesteld. Niet nodig om bestanden apart te zetten of toe te sturen, maar eenvoudig toegang verschaffen tot bestanden die je al in Cocoon geüpload hebt. Als beheerder heb je vervolgens volledige inzage in alle downloads en uploads van alle gebruikers binnen Cocoon.


3. Nooit meer een verouderd bestand gebruikt

Als je verantwoordelijk bent voor de verspreiding van brochures binnen jouw bedrijf, is het je vast weleens overkomen. Je collega heeft per ongeluk een oude versie van je productbrochure aan een klant gegeven. Hij had de brochure nog op zijn harde schijf staan en niet gezien dat er een nieuwere versie is. Balen! En eigenlijk ook nog eens te voorkomen.

Wanneer je alle brochures, maar natuurlijk ook foto’s, video’s en andere materialen, beschikbaar maakt in Cocoon en daar alleen de laatste versie neerzet, heeft iedereen altijd de laatste versie met twee kliks gedownload. Niets meer bewaren op je eigen harde schijf of op USB-stick, maar direct downloaden uit je eigen media management omgeving.


4. Altijd up to date.

Wachten op dat ene bestandje dat je echt nú nodig hebt is ook verleden tijd met media management software. Je hebt op elk gewenst moment en vanaf elke gewenste locatie toegang tot de media bestanden. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding. Oke, en een account inlog…

Benieuwd hoe Cocoon jou organisatie kan helpen workflows en consistent gebruik te bevorderen? Vraag vrijblijvend een demo en ervaar het zelf.